Datenschutzerklärung (Version PRO)

Inhaltsübersicht – Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4. Erhebung von Daten bei Kontaktaufnahme

5. Buchungen, Transfers und Leistungsabwicklung

6. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

7. WhatsApp-Kommunikation

8. Weitergabe von Daten an Dritte

9. Zahlungsabwicklung

10. Website, Hosting und Server-Logfiles

11. Cookies und Tracking

12. Analyse- und Marketingdienste (zukünftige Nutzung)

13. Speicherdauer

14. Datensicherheit

15. Rechte der betroffenen Personen

16. Beschwerderecht

17. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Schweiz

18. Änderungen der Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

1.1 Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – des Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG) ist:

Exclusive Limousine Management Lindhofer GmbH

Tuchlauben 7A

1010 Wien

Österreich

E-Mail: datenschutz@lindhofer.at

E-Mail (allgemein): office@lindhofer.at

Telefon: +43 699 11 222 334

1.2 Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Geschäftsführung der Exclusive Limousine Management Lindhofer GmbH.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung einer Datenschutzbeauftragten Person besteht derzeit nicht.

Freiwillige Ansprechperson für Datenschutzbelange ist: Karoline Lindhofer.

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

2.1 Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, des DSG sowie – bei Bezug zur Schweiz – des revDSG.

2.2 Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Reisedaten).

2.3 Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn mindestens eine der gesetzlichen Rechtsgrundlagen erfüllt ist und stets nach dem Grundsatz der Datenminimierung.

2.4 Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Datenverarbeitungen im Rahmen von Leistungen innerhalb Österreichs, der Europäischen Union sowie – soweit anwendbar – der Schweiz.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

3.1 Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (sofern eingeholt)

• Art. 9 Abs. 2 lit. a, b DSGVO – ausdrückliche Einwilligung bzw. sozialer Schutz bei sensiblen Daten

4. Erhebung von Daten bei Kontaktaufnahme

4.1 Bei Kontaktaufnahme per Website-Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp werden folgende Daten verarbeitet:

• Name

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Inhalt der Anfrage

4.2 Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses verarbeitet.

5. Buchungen, Transfers und Leistungsabwicklung

5.1 Im Rahmen von Buchungen und Fahrten werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

• Abholadresse, Zieladresse, Zusatzadressen

• Datum, Uhrzeit, Dauer der Leistung

• Flug- oder Zugnummer

• Anzahl der Personen

• Fahrzeugklasse

• Gepäck- und Sondergepäckangaben

• Kindersitze (Anzahl, Art)

• Assistenztiere oder Haustiere

• Sonderwünsche (z. B. Stopps, Abholung an der Haustür)

5.2 Bei Stunden-, Tages- und Mehrtagesbuchungen werden zusätzlich Aufenthaltsorte, Routen, Hotels und Einsatzzeiten verarbeitet.

5.3 Bei individuellen Rundfahrten werden Routen, Zwischenstopps sowie gegebenenfalls externe Guides berücksichtigt und verarbeitet.

6. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

6.1 In bestimmten Fällen werden sensible Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet, insbesondere:

• Angaben zu Mobilitätseinschränkungen (z. B. Rollstuhl, Rollator)

• medizinische Unterstützungsbedürfnisse (z. B. Hilfe beim Gehen, Gepäckhilfe)

6.2 Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der bestmöglichen Betreuung und Unterstützung während der Leistungserbringung und nur durch entsprechend geschulte Chauffeur:innen.

7. WhatsApp

7.1 Die Kommunikation über WhatsApp Business erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis und auf ausdrücklichen Wunsch der Kund:innen.

7.2 Über WhatsApp dürfen folgende Daten übermittelt werden:

• Name

• Abhol- und Zieladresse

• Flug- oder Zugnummer

• Sonderwünsche

7.3 Die Übermittlung von besonders sensiblen Daten, Ausweisdokumenten oder Zahlungsdaten über WhatsApp ist ausdrücklich nicht gewünscht und wird nicht verlangt.

7.4 WhatsApp-Chats werden grundsätzlich bis zu 3 Jahre gespeichert, sofern keine gesetzliche Löschpflicht oder ein Löschverlangen besteht.

7.5 Es wird darauf hingewiesen, dass bei WhatsApp eine Datenübermittlung an Meta Platforms Inc. (USA) erfolgen kann.

8. Weitergabe von Daten an Dritte

8.1 Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

8.2 Empfänger können sein:

• eingesetzte Chauffeur:innen

• Subunternehmer:innen und Partnerunternehmen

• Zahlungsdienstleister (Kartenterminal)

• Steuerberater:innen

• Hosting- und IT-Dienstleister

8.3 Subunternehmer:innen erhalten ausschließlich jene Daten, die für die konkret zugewiesene Fahrt erforderlich sind.

9. Zahlungsabwicklung

9.1 Kartenzahlungen erfolgen über ein mobiles Kartenterminal Ready2Go von Ready2Order Kassensysteme.

9.2 Der Anbieter verarbeitet keine Kreditkarten- oder Kontodaten selbst.

9.3 Rechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß österreichischen steuerrechtlichen Vorgaben 7 Jahre aufbewahrt.

10. Website, Hosting und Server-Logfiles

10.1 Die Website wird über Squarespace betrieben.

10.2 Beim Besuch der Website werden automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Browsertyp und Betriebssystem

• Referrer-URL

10.3 Diese Daten dienen der technischen Sicherheit, Stabilität und Optimierung der Website.

11. Cookies und Tracking

11.1 Derzeit wird kein Cookie-Banner eingesetzt.

11.2 Analyse- oder Marketing-Tools (z. B. Google Analytics, Meta Pixel) sind derzeit nicht aktiv.

Sollten solche Tools künftig eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und ein rechtlich konformes Einwilligungssystem implementiert.

12. Google Analytics & Meta (zukünftige Nutzung)

12.1 Eine zukünftige Nutzung von Google Analytics (GA4) oder Meta-Diensten ist möglich.

12.2 In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung nur auf Basis einer Einwilligung und unter Berücksichtigung geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

13. Speicherdauer

13.1 Daten werden wie folgt gespeichert:

• einfache Anfragen: 12 Monate

• Buchungs- und Kundendaten: unbefristet, sofern kein Löschverlangen

• Rechnungen: 7 Jahre

• WhatsApp-Kommunikation: ca. 3 Jahre

14. Datensicherheit

14.1 Der Anbieter setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, darunter Backups und Zugriffsbeschränkungen.

14.2 Zugriff auf personenbezogene Daten haben ausschließlich:

• Geschäftsführung

• Karoline Lindhofer

• zugewiesene Chauffeur:innen/Subunternehmer:innen (fahrtspezifisch)

15. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben insbesondere das Recht auf:

• Auskunft

• Berichtigung

• Löschung

• Einschränkung

• Datenübertragbarkeit

• Widerspruch

Anfragen sind zu richten an: office@lindhofer.at

16. Beschwerderecht

16.1 Beschwerden können bei der österreichischen Datenschutzbehörde eingebracht werden.

17. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Schweiz

17.1 Bei Fahrten in die oder aus der Schweiz erfolgt die Datenverarbeitung primär in Österreich.

17.2 Es erfolgt keine systematische Übermittlung personenbezogener Daten an Schweizer Stellen, sofern dies nicht zur Durchführung der Leistung zwingend erforderlich ist.

17.3 Es gelten ergänzend die Bestimmungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (revDSG).

18. Änderungen der Datenschutzerklärung

18.1 Der Anbieter behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen, technischen oder betrieblichen Änderungen anzupassen.